Veelgestelde vragen

faq

Wij helpen je graag!

Wellicht heb je nog vragen? Kijk hieronder of jouw vraag ertussen staat en neem anders even contact op via Club-assistent.nl of bel naar 085-0020058 (tijdens werkdagen tussen 11.00-17.00 uur)
Nee hoor, vooraf is heel helder voor welk abonnementsbedrag per jaar gekozen is en welke kosten éénmalig zijn.
Afhankelijk van het aantal leden van je vereniging kom je in een bepaalde staffel zodat je je abonnementsgeld helder hebt. 
Er worden geen extra kosten berekend voor e-mailverkeer en/of hosting van je website.
Vanzelfsprekend is de overstap kostenloos.
Afhankelijk van de authorisaties die je hebt gekregen vanuit je vereniging kun je onderstaande onderdelen aanpassen:
 
  • Je lidgegevens, zoals relatiecode en teams/groepen waar je deel van uitmaakt.
  • Aanpassen van je persoonlijkgegevens zoals nawt en IBAN nummer.
  • Je treft een overzicht met aankomende trainingen van jouw teams/groepen.
  • Een sneltoets waarmee je naar overzicht gaat van alle trainingen.
  • Aan- en afmelden op een training.
  • De commissie's waar je deel van uitmaakt. Vergaderingen, notulen, documenten.
  • Indienen en beheren van jouw declaraties, als jouw club deze mogelijkheid heeft ingesteld.
  • Jouw documenten, bijvoorbeeld V.O.G. verklaring, machtiging voor incasso etc.
  • Een sneltoets waarmee je documenten kunt uploaden, mits je rechten hebt.
Heeft jouw vereniging ook het sportervolgsysteem afgenomen, dan kun je je eigen prestaties volgen. Als trainer kun je ook beoordelingen uitvoeren. Het sportervolgsysteem is ook in samenwerking met Kleuren Turnen te gebruiken.

Elke vereniging die met Club-assistent werkt kan gebruikmaken van een  club-app met je eigen clubnaam, logo en huisstijlkleuren!
Ja dat kan. 
In dat geval gebruik je het abonnement met Back-office i.c.m. met de Club-assistent app.
Op de Wordpress site kun je het 'inschrijfformulier voor online inschrijven' op je website plaatsen. Contact met de leden houd je via de app.
 
Halverwege het seizoen overstappen naar Club-assistent is zeker mogelijk. Een nieuwe contributieronde zou zo'n moment kunnen zijn. Samen lopen we de laatste contributieronde door met de eerste contributieronde vanuit Club-assistent zodat jullie weer lekker door kunnen.
Jazeker, dit gehele proces ondersteunen we vanuit Club-assistent.  je kunt de incassobatch rechtstreeks vanuit Club-assistent aanbieden bij de bank.  Alle facturen worden automatsch op voldaan gezet. Heb je afgekeurde incasso's? Vink dan even die paar facturen uit en draai een herinnerings factuur en verzend die via online betalen. Zo heb je snel je contributiegelden binnen. Het is ook mogelijk om alle voorbereidingen voor je incassoronde te verrichten via Club-assistent en via je online boekhoudpakket in een batch aan te bieden bij je bank. Dan kun je afletteren in je boekhoudprogramma.
Neem je Club-assistent Light dan beschik je over een online ledenadministratie die gekoppeld is aan de KNGU. Verder is er ondersteuning voor draaien van contributie-rondes en genereren van een SEPA incassobestand.  
In de Light versie is geen website of app opgenomen, wel kun je op je huidige website een inschrijfformulier plaatsen voor het online inschrijven van nieuwe leden.


De volgende onderdelen zijn opgenomen in Light
  • Ledenadministratie
  • Functie-administratie
  • Online inschrijfformulier
  • Documentenbeheer bij leden
  • Rapportages voor ledenadministratie
  • Mailen naar leden
  • Contributie inning incl SEPA incasso & PDF facturen
  • Eenmalige controle contributieregels
  • Mogelijkheid tot het indelen van lesgroepen tbv contributie
  • Online supportpagina 
Bovenstaande opties zijn gratis voor KNGU aangesloten verenigingen

Extra opties:

Eenmalig:
  • Koppeling online boekhoudpakket
  • Toevoegen extra functionele velden
  • Online training in groepsverband

  • Jaarlijks:
  • Mailingmodule om contributiefacturen te verzenden
  • Mailingmodule om nieuwsbrieven te verzenden
  • Helpdesk / support via ticketsysteem (tussen 11.00-17.00 uur ook tel. support) per jaar
  • Helpdesk / support per uur
Informeer naar de mogelijkheden via de contact pagina
 
We hebben het onboardingproces proces inderdaad geautomatiseerd. De trainer kan het eerste aanspreekpunt worden bij een potentieel nieuw lid. Hij/zij kan eenvoudig via de app een proeflesser omzetten naar een lid. De ledenadministratie pakt daarna het traject weer op en zorgt ervoor dat dit nieuwe lid meegenomen wordt in alle communicatie en contributie-inning.

Deze functionaliteit is ontwikkeld in samenspraak met onze klankbord groep bestaande uit 5 gerenomeerde verenigingen.
Jazeker, degenen die toestemming krijgen van de penningmeester kunnen heel eenvoudig via de app een declaratie indienen.
Door een foto te maken van de factuur of kassabon wordt de penningmeester geinformeerd en kan deze het verdere traject in behandeling gaan nemen.


Tevens is er de mogelijkheid voor de trainers om automatisch de urendeclaratie in te dienen. Ook is er een mogelijkheid om de kilometervergoeding in te dienen.
De penningmeester ontvangt dan alle declaraties via dezelfde structuur.
De urendeclaratie en kilometervergoeding kunnen via de website worden ingediend.
Jazeker, alle correspondentie vindt plaats in je eigen huisstijl dus ook de facturen worden opgemaakt in jouw huistijl. Dit kun je zelf aanpassen maar we bieden je daarbij ook ondersteuning.
Je kunt naast de online opmaak ook gebruik maken van .docx bestanden als basis factuurlayout. 
Heel simpel, na het afletteren van de betalingen kun je een (eerste) herinneringsmail verzenden naar diegene die de (contributie) factuur nog niet hebben voldaan. Tevens kun je dan in deze mailing een Ideal linkje plaatsen zodat de betaling simpel via de mobiel verricht kan worden.
Dat is erg goed om te horen. Je kunt dan snel aan de slag met het Volledige pakket van Club-assistent, type Self service. Er zijn 3 sjablonen beschikbaar die je zelf mooi kunt inrichten en passend maken voor jouw vereniging. 
Upload je logo en kies een passende kleurstelling en beeldmateriaal en je bent al een heel eind op weg. 
Je bespaart in kosten en je hebt zelf de regie in handen, een prettige situatie toch?
Kijk voor de mogelijkheden op proef-aanvraag, onderdeel Self-service.
Met onderstaande boekhoudpakketten kunnen we koppelen. Gebruik je een ander pakket informeer gerust naar de mogelijkheden.
  • Twinfield
  • Exact Online
  • Snelstart
  • Multivers Online
  • Visma eAccounting
  • e-Boekhouden.nl
  • KING (in ontwikkeling)
Meer informatie tref je aan op:
https://support.club-assistent.nl/koppeling/boekhoudpakket
Jazeker, er zijn tal van mogelijkheden zoals jongste gezinsleden krijgen korting; oudste gezinsleden krijgen korting etc. Korting op basis van het volgen van een x aantal traininguren etc. Informeer of we de mogelijkheden voor jouw vereniging ook ondersteunen via info@club-assistent.nl
 
Betalingsfrequenties bestaan enerzijds uit een frequentie en anderzijds uit een naam die jij zelf aan de frequentie toe kunt kennen. Je kunt kiezen uit de frequenties Jaarlijks, Halfjaarlijks, Per kwartaal en Per 2 maanden, Per maand. Je bent geheel vrij in het kiezen van een naam voor de frequentie.
Jazeker, de Tools en Toetsingsconcept van Kleuren Turnen zijn volledig geïntegreerd in het Leden Ontwikkel Systeem van Club-assistent. Zowel via de website als via de app zijn tussentijdse beoordelingen gemakkelijk bij te houden.
De juryleden kunnen tijdens de diplomadag via de Club-assistent app de jurybriefjes invoeren waarna diploma's printen de dag tot een feest maakt.
De ouders kunnen desgewenst de vorderingen van het doelenboekje volgen op de ouder app.

Inmiddels zijn er meer dan 4000 instructiefilmpjes beschikbaar via de app, mits je een samenwerking hebt met Kleuren Turnen.
De app is voorzien van het logo van jouw vereniging en in je huisstijl.
Via onderstaande link krijg een een goede indruk hoe het Back-office systeem Back-site eruitziet en hoe het werkt.

Kijkje nemen in vernieuwde Back-office.

 
  • Inloggen
  • N.A.W. gegevens aanpassen
  • Mijn ouder(s)/verzorger(s) toegang geven tot mijn account
  • Pushnotificaties ontvangen
  • Nieuwsbrief bekijken
  • Afmelden voor de komende training
  • Aanmelden voor bijvoorbeeld het zomerkamp
  • Mijn Kleuren Turnen/Zwem ABC/SVS voortgang bekijken
  • Aanpassen quickmenu
Heel veel leden, vrijwilligers en bestuurders maken gebruik van Club-assistent. We ondersteunen ruim 1.000 verenigingen met hun taken. Als familiebedrijf hebben we de juiste drive om betrokkenen in het vrijwilligersleven te bedienen. Met de ervaring die we zelf hebben in het verenigingsleven, de kunde van softwareontwikkeling in eigen huis en het regelmatig sparren met de klankbordgroep streven we elke dag naar optimale ondersteuning.
 
Support is inbegrepen bij Club-assistent Volledig, zowel bij de app-versie als bij de combinatie website en app.

Voor Club-assistent Light zijn er 3 mogelijkheden:
1. Je gebruikt de supportpagina die je goed ondersteunt bij de vragen die je evt. hebt: https://support.club-assistent.nl/
2. Je maakt gebruik van incidentele support. Je kunt een supportticket inleggen en/of gebruik maken van de telefonische helpdesk. Hiervoor zijn we genoodzaakt om een vergoeding te vragen van €22,50 excl. BTW per kwartier.
3. Je neem een jaarabonnement af en alle vormen van support zijn afgedekt voor een verdrag van €400,- excl. BTW per jaar.

 
Inloggen
Aanwezigheid registeren bij de komende training
Voortgangs registratie (Kleurenturnen) (Zwem ABC)
Training overdragen aan een collega
Trainingsuren declareren
V.O.G. verklaring uploaden

NB: voor de overige functies die in de app zitten verwijs ik je naar de supportpagina: https://support.club-assistent.nl/app
Voor de Atletiekunie, de KNGU en JBN kan de ledenadministratie gekoppeld worden aan de bondsapplicatie. Neem even contact met ons op en zorg dat je het bondsnummer bij de hand hebt.
De overstap is afhankelijk van je huidige ledenadministratiepakket. 
Je levert een volledige export uit je huidige pakket aan in bv een Excelbestand. Wij gaan aan de slag met de import van de leden en de groepsindeling.
Daarna richten we de contributie in.

Samen lopen we alles na en draaien we een contributieronde. Tevens vragen we samen de koppeling aan bij de bond waar je aangesloten bent.

Wil je gebruik maken van de mogelijkheden Club-assistent Volledig pakket dan kunnen we met de website en de app binnen 4-6 weken volledig operationeel zijn, mits je natuurlijk zelf de benodigde bronmaterialen tijdig aanlevert. 
Jazeker, je kunt doelgroepgerichte mailings verzenden. Naar één lid, naar elk lid, naar een groep, naar een groep waarbij je één lid bewust niet mailt (handig voor verjaardagskado of andere verrassing voor dit lid).
Ook kun je contributie facturen mailen en leden uitnodigen voor een activiteit. Via een pushnotificatie wordt je op je app geinformeerd van deze mailings.
Als vereniging beschik je over een hoop gegevens van je leden. Soms is het handig als gegevens zoals telefoonnummer en e-mailadres gedeeld kunnen worden. Als bestuur wil je bijvoorbeeld dat deze gegevens snel op de website te vinden zijn, en als commissielid wil je misschien dat ingelogde leden jouw contactgegevens kunnen bekijken. Om aan de wensen van elke individuele gebruiker te voldoen, werken we met privacyinstellingen. Het telefoonnummer en e-mailadres van een lid kunnen worden getoond op de website en in de app, bij commissies en teams. Met deze instellingen bepalen de leden zelf welke gegevens ze willen delen.
Jazeker, het CMS achter de Club-assistent websites is erg gebruikersvriendelijk. Een volledig Nederlandtalig platform waarbij je allerlei blokken gemakkelijk kunt aanmaken en slepen. Heldere menu- en pagina structuur en integratie met social media  wordt ondersteund.
Bovendien beschikken we over een uitgebreide supportpagina die je 24/7 bijstaat als je vragen hebt.
 
Jazeker! Club-assistent is een SaaS oplossing wat inhoudt dat alle verenigingen die werken met Club-assistent gebruik kunnen maken van de verbeteringen en of uitbreidingen die we op verzoek van de verenigingen ontwikkelen.
Met gebruikersgroepen stemmen we de behoeften af en maken we een planning.
Zo hebben we onlangs al veel nieuwe functionaliteiten toegevoegd die gewenst zijn voor KNGU gerelateerde verenigingen.
Je kunt gebruik maken van het volledige nieuwe design van onze Back-office met een fijn gebruikersgemak.


Recent ontwikkeld: het dashboard waarmee de relevante personen de juiste KPI's kunnen inzien van jouw vereniging. Deze rechten zijn natuurlijk instelbaar.
De strippenkaart is gelanceerd.
Tevens is de zaalverhuurmodule in test bij een aantal verenigingen.

Heb je veel leden die de Nederlandse taal niet goed beheersen, dan is er ook de mogelijkheid om de engelstalige versie af te nemen.

Informeer gerust naar onze roadmap via https://www.club-assistent.nl/contact
Jazeker, dat kan. Je beschikt dan over een online ledenadministratie die gekoppeld is aan de  de bond. Verder bieden we ondersteuning voor het draaien van contributie-rondes en genereren van een SEPA incassobestand.
In de Light versie is geen website of app opgenomen, wel kun je op je huidige website een inschrijfformulier plaatsen voor het online inschrijven van nieuwe leden. Ook daarmee ondersteunen we je.
  • Ledenadministratie
  • Functie-administratie
  • Online inschrijfformulier
  • Documentenbeheer bij leden
  • Rapportages voor ledenadministratie
  • Mailen naar leden
  • Contributie inning incl. SEPA incasso & PDF facturen
  • Eenmalige controle contributieregels
  • Mogelijkheid tot het indelen van lesgroepen tbv contributie
  • Online supportpagina 

Bovenstaande opties zijn gratis voor KNGU aangesloten verenigingen
Jazeker, Club-assistent biedt een totaal oplossing waarbij je een volledig nieuwe website, app en alle tools kunt inzetten. Alle data van jouw vereniging in één applicatie waardoor je optimaal je vereniging kunt runnen. De modules Sponsoradministratie en Webshop zijn evt. uit te zetten als ze niet relevant zijn voor jouw vereniging. Daar bespaart je jaarlijks weer een mooi bedrag mee.
Gebruik maken van de app incl. Club-assistent behoort ook tot de mogelijkheden:

De voordelen van de app:
  • Je hebt toegang tot alle functionaliteiten
    • Ledenadministratie
    • Functie-administratie
    • Documentbeheer
    • Contributie inning
    • Uitgebreide rapportages
    • Mailingmodule
    • Lesgroepen indelen
    • Uitgebreide mobiele app
    • MyClub app omgeving
      • Een persoonlijke omgeving, met verschillende rechten voor bestuur, commissies, trainers en leden
    • Commissiefunctionaliteit
    • Activiteitenmodule
    • Koppeling met boekhoudpakket
  • Support is inbegrepen
  • Binnen 60 minuten aan de slag
Vraag advies aan via info@club-assistent.nl en we kijken samen naar de optimale oplossing voor jouw vereniging.
Naast het gestructureerd aanbieden van lesmaterialen kun je periodiek de ontwikkelingen van (gedeelte) van je leerlingen volgen.

Kleuren Turnen heeft een exclusieve samenwerking met Club-assistent. 
Gebruik je zowel Kleuren Turnen als Club-assistent dan zijn deze twee volledig geïntegreerd en wordt jouw Club-assistent omgeving opgeleverd met beoordelingsformulieren van alle kleuren.

Op deze wijze kunnen juryleden op een diplomadag de resultaten snel vastleggen in het systeem en is dit ook inzichtelijk voor de ouders via de app.
Natuurlijk alleen beschikbaar als je rechten hebt om te mogen beoordelen.
 
Wil jij hier meer van weten?
Meld je dan aan bij één van de webinars die geheel in het teken staan van het gebruik van Kleuren Turnen en ons Leden Ontwikkel Systeem.
Er is er ook videomateriaal beschikbaar in de Kleuren Turnen optie met meer dan 4.000 introductiefilmpjes! Deze worden stap voor stap aangevuld.

Kijk voor mogelijkheden op https://www.club-assistent.nl/online-training en meld je aan voor een webinar.

Tevens is het mogelijk om Kleuren Turnen in te zetten als je geen gebruik maakt van de Club-assistent ledenadministratie. 
Voor meer informatie kun je contcat opnemen met info@club-assistent.nl
Nee hoor, vooraf is heel helder voor welk abonnementsbedrag per jaar gekozen is en welke kosten éénmalig zijn.
Afhankelijk van het aantal leden van je vereniging kom je in een bepaalde staffel zodat je je abonnementsgeld helder hebt. 
Er worden geen extra kosten berekend voor e-mailverkeer en/of hosting van je website.
Vanzelfsprekend is de overstap kostenloos.
Ja dat kan. 
In dat geval gebruik je het abonnement met Back-office i.c.m. met de Club-assistent app.
Op de Wordpress site kun je het 'inschrijfformulier voor online inschrijven' op je website plaatsen. Contact met de leden houd je via de app.
 
Halverwege het seizoen overstappen naar Club-assistent is zeker mogelijk. Een nieuwe contributieronde zou zo'n moment kunnen zijn. Samen lopen we de laatste contributieronde door met de eerste contributieronde vanuit Club-assistent zodat jullie weer lekker door kunnen.
Neem je Club-assistent Light dan beschik je over een online ledenadministratie die gekoppeld is aan de KNGU. Verder is er ondersteuning voor draaien van contributie-rondes en genereren van een SEPA incassobestand.  
In de Light versie is geen website of app opgenomen, wel kun je op je huidige website een inschrijfformulier plaatsen voor het online inschrijven van nieuwe leden.


De volgende onderdelen zijn opgenomen in Light
  • Ledenadministratie
  • Functie-administratie
  • Online inschrijfformulier
  • Documentenbeheer bij leden
  • Rapportages voor ledenadministratie
  • Mailen naar leden
  • Contributie inning incl SEPA incasso & PDF facturen
  • Eenmalige controle contributieregels
  • Mogelijkheid tot het indelen van lesgroepen tbv contributie
  • Online supportpagina 
Bovenstaande opties zijn gratis voor KNGU aangesloten verenigingen

Extra opties:

Eenmalig:
  • Koppeling online boekhoudpakket
  • Toevoegen extra functionele velden
  • Online training in groepsverband

  • Jaarlijks:
  • Mailingmodule om contributiefacturen te verzenden
  • Mailingmodule om nieuwsbrieven te verzenden
  • Helpdesk / support via ticketsysteem (tussen 11.00-17.00 uur ook tel. support) per jaar
  • Helpdesk / support per uur
Informeer naar de mogelijkheden via de contact pagina
 
We hebben het onboardingproces proces inderdaad geautomatiseerd. De trainer kan het eerste aanspreekpunt worden bij een potentieel nieuw lid. Hij/zij kan eenvoudig via de app een proeflesser omzetten naar een lid. De ledenadministratie pakt daarna het traject weer op en zorgt ervoor dat dit nieuwe lid meegenomen wordt in alle communicatie en contributie-inning.

Deze functionaliteit is ontwikkeld in samenspraak met onze klankbord groep bestaande uit 5 gerenomeerde verenigingen.
Dat is erg goed om te horen. Je kunt dan snel aan de slag met het Volledige pakket van Club-assistent, type Self service. Er zijn 3 sjablonen beschikbaar die je zelf mooi kunt inrichten en passend maken voor jouw vereniging. 
Upload je logo en kies een passende kleurstelling en beeldmateriaal en je bent al een heel eind op weg. 
Je bespaart in kosten en je hebt zelf de regie in handen, een prettige situatie toch?
Kijk voor de mogelijkheden op proef-aanvraag, onderdeel Self-service.
Heel veel leden, vrijwilligers en bestuurders maken gebruik van Club-assistent. We ondersteunen ruim 1.000 verenigingen met hun taken. Als familiebedrijf hebben we de juiste drive om betrokkenen in het vrijwilligersleven te bedienen. Met de ervaring die we zelf hebben in het verenigingsleven, de kunde van softwareontwikkeling in eigen huis en het regelmatig sparren met de klankbordgroep streven we elke dag naar optimale ondersteuning.
 
Support is inbegrepen bij Club-assistent Volledig, zowel bij de app-versie als bij de combinatie website en app.

Voor Club-assistent Light zijn er 3 mogelijkheden:
1. Je gebruikt de supportpagina die je goed ondersteunt bij de vragen die je evt. hebt: https://support.club-assistent.nl/
2. Je maakt gebruik van incidentele support. Je kunt een supportticket inleggen en/of gebruik maken van de telefonische helpdesk. Hiervoor zijn we genoodzaakt om een vergoeding te vragen van €22,50 excl. BTW per kwartier.
3. Je neem een jaarabonnement af en alle vormen van support zijn afgedekt voor een verdrag van €400,- excl. BTW per jaar.

 
Voor de Atletiekunie, de KNGU en JBN kan de ledenadministratie gekoppeld worden aan de bondsapplicatie. Neem even contact met ons op en zorg dat je het bondsnummer bij de hand hebt.
De overstap is afhankelijk van je huidige ledenadministratiepakket. 
Je levert een volledige export uit je huidige pakket aan in bv een Excelbestand. Wij gaan aan de slag met de import van de leden en de groepsindeling.
Daarna richten we de contributie in.

Samen lopen we alles na en draaien we een contributieronde. Tevens vragen we samen de koppeling aan bij de bond waar je aangesloten bent.

Wil je gebruik maken van de mogelijkheden Club-assistent Volledig pakket dan kunnen we met de website en de app binnen 4-6 weken volledig operationeel zijn, mits je natuurlijk zelf de benodigde bronmaterialen tijdig aanlevert. 
Jazeker, dat kan. Je beschikt dan over een online ledenadministratie die gekoppeld is aan de  de bond. Verder bieden we ondersteuning voor het draaien van contributie-rondes en genereren van een SEPA incassobestand.
In de Light versie is geen website of app opgenomen, wel kun je op je huidige website een inschrijfformulier plaatsen voor het online inschrijven van nieuwe leden. Ook daarmee ondersteunen we je.
  • Ledenadministratie
  • Functie-administratie
  • Online inschrijfformulier
  • Documentenbeheer bij leden
  • Rapportages voor ledenadministratie
  • Mailen naar leden
  • Contributie inning incl. SEPA incasso & PDF facturen
  • Eenmalige controle contributieregels
  • Mogelijkheid tot het indelen van lesgroepen tbv contributie
  • Online supportpagina 

Bovenstaande opties zijn gratis voor KNGU aangesloten verenigingen
Jazeker, Club-assistent biedt een totaal oplossing waarbij je een volledig nieuwe website, app en alle tools kunt inzetten. Alle data van jouw vereniging in één applicatie waardoor je optimaal je vereniging kunt runnen. De modules Sponsoradministratie en Webshop zijn evt. uit te zetten als ze niet relevant zijn voor jouw vereniging. Daar bespaart je jaarlijks weer een mooi bedrag mee.
Gebruik maken van de app incl. Club-assistent behoort ook tot de mogelijkheden:

De voordelen van de app:
  • Je hebt toegang tot alle functionaliteiten
    • Ledenadministratie
    • Functie-administratie
    • Documentbeheer
    • Contributie inning
    • Uitgebreide rapportages
    • Mailingmodule
    • Lesgroepen indelen
    • Uitgebreide mobiele app
    • MyClub app omgeving
      • Een persoonlijke omgeving, met verschillende rechten voor bestuur, commissies, trainers en leden
    • Commissiefunctionaliteit
    • Activiteitenmodule
    • Koppeling met boekhoudpakket
  • Support is inbegrepen
  • Binnen 60 minuten aan de slag
Vraag advies aan via info@club-assistent.nl en we kijken samen naar de optimale oplossing voor jouw vereniging.
Via onderstaande link krijg een een goede indruk hoe het Back-office systeem Back-site eruitziet en hoe het werkt.

Kijkje nemen in vernieuwde Back-office.

 
Jazeker, je kunt doelgroepgerichte mailings verzenden. Naar één lid, naar elk lid, naar een groep, naar een groep waarbij je één lid bewust niet mailt (handig voor verjaardagskado of andere verrassing voor dit lid).
Ook kun je contributie facturen mailen en leden uitnodigen voor een activiteit. Via een pushnotificatie wordt je op je app geinformeerd van deze mailings.
Als vereniging beschik je over een hoop gegevens van je leden. Soms is het handig als gegevens zoals telefoonnummer en e-mailadres gedeeld kunnen worden. Als bestuur wil je bijvoorbeeld dat deze gegevens snel op de website te vinden zijn, en als commissielid wil je misschien dat ingelogde leden jouw contactgegevens kunnen bekijken. Om aan de wensen van elke individuele gebruiker te voldoen, werken we met privacyinstellingen. Het telefoonnummer en e-mailadres van een lid kunnen worden getoond op de website en in de app, bij commissies en teams. Met deze instellingen bepalen de leden zelf welke gegevens ze willen delen.
Jazeker, het CMS achter de Club-assistent websites is erg gebruikersvriendelijk. Een volledig Nederlandtalig platform waarbij je allerlei blokken gemakkelijk kunt aanmaken en slepen. Heldere menu- en pagina structuur en integratie met social media  wordt ondersteund.
Bovendien beschikken we over een uitgebreide supportpagina die je 24/7 bijstaat als je vragen hebt.
 
Jazeker! Club-assistent is een SaaS oplossing wat inhoudt dat alle verenigingen die werken met Club-assistent gebruik kunnen maken van de verbeteringen en of uitbreidingen die we op verzoek van de verenigingen ontwikkelen.
Met gebruikersgroepen stemmen we de behoeften af en maken we een planning.
Zo hebben we onlangs al veel nieuwe functionaliteiten toegevoegd die gewenst zijn voor KNGU gerelateerde verenigingen.
Je kunt gebruik maken van het volledige nieuwe design van onze Back-office met een fijn gebruikersgemak.


Recent ontwikkeld: het dashboard waarmee de relevante personen de juiste KPI's kunnen inzien van jouw vereniging. Deze rechten zijn natuurlijk instelbaar.
De strippenkaart is gelanceerd.
Tevens is de zaalverhuurmodule in test bij een aantal verenigingen.

Heb je veel leden die de Nederlandse taal niet goed beheersen, dan is er ook de mogelijkheid om de engelstalige versie af te nemen.

Informeer gerust naar onze roadmap via https://www.club-assistent.nl/contact
Afhankelijk van de authorisaties die je hebt gekregen vanuit je vereniging kun je onderstaande onderdelen aanpassen:
 
  • Je lidgegevens, zoals relatiecode en teams/groepen waar je deel van uitmaakt.
  • Aanpassen van je persoonlijkgegevens zoals nawt en IBAN nummer.
  • Je treft een overzicht met aankomende trainingen van jouw teams/groepen.
  • Een sneltoets waarmee je naar overzicht gaat van alle trainingen.
  • Aan- en afmelden op een training.
  • De commissie's waar je deel van uitmaakt. Vergaderingen, notulen, documenten.
  • Indienen en beheren van jouw declaraties, als jouw club deze mogelijkheid heeft ingesteld.
  • Jouw documenten, bijvoorbeeld V.O.G. verklaring, machtiging voor incasso etc.
  • Een sneltoets waarmee je documenten kunt uploaden, mits je rechten hebt.
Heeft jouw vereniging ook het sportervolgsysteem afgenomen, dan kun je je eigen prestaties volgen. Als trainer kun je ook beoordelingen uitvoeren. Het sportervolgsysteem is ook in samenwerking met Kleuren Turnen te gebruiken.

Elke vereniging die met Club-assistent werkt kan gebruikmaken van een  club-app met je eigen clubnaam, logo en huisstijlkleuren!
Jazeker, degenen die toestemming krijgen van de penningmeester kunnen heel eenvoudig via de app een declaratie indienen.
Door een foto te maken van de factuur of kassabon wordt de penningmeester geinformeerd en kan deze het verdere traject in behandeling gaan nemen.


Tevens is er de mogelijkheid voor de trainers om automatisch de urendeclaratie in te dienen. Ook is er een mogelijkheid om de kilometervergoeding in te dienen.
De penningmeester ontvangt dan alle declaraties via dezelfde structuur.
De urendeclaratie en kilometervergoeding kunnen via de website worden ingediend.
  • Inloggen
  • N.A.W. gegevens aanpassen
  • Mijn ouder(s)/verzorger(s) toegang geven tot mijn account
  • Pushnotificaties ontvangen
  • Nieuwsbrief bekijken
  • Afmelden voor de komende training
  • Aanmelden voor bijvoorbeeld het zomerkamp
  • Mijn Kleuren Turnen/Zwem ABC/SVS voortgang bekijken
  • Aanpassen quickmenu
Inloggen
Aanwezigheid registeren bij de komende training
Voortgangs registratie (Kleurenturnen) (Zwem ABC)
Training overdragen aan een collega
Trainingsuren declareren
V.O.G. verklaring uploaden

NB: voor de overige functies die in de app zitten verwijs ik je naar de supportpagina: https://support.club-assistent.nl/app
Jazeker, de Tools en Toetsingsconcept van Kleuren Turnen zijn volledig geïntegreerd in het Leden Ontwikkel Systeem van Club-assistent. Zowel via de website als via de app zijn tussentijdse beoordelingen gemakkelijk bij te houden.
De juryleden kunnen tijdens de diplomadag via de Club-assistent app de jurybriefjes invoeren waarna diploma's printen de dag tot een feest maakt.
De ouders kunnen desgewenst de vorderingen van het doelenboekje volgen op de ouder app.

Inmiddels zijn er meer dan 4000 instructiefilmpjes beschikbaar via de app, mits je een samenwerking hebt met Kleuren Turnen.
De app is voorzien van het logo van jouw vereniging en in je huisstijl.
Naast het gestructureerd aanbieden van lesmaterialen kun je periodiek de ontwikkelingen van (gedeelte) van je leerlingen volgen.

Kleuren Turnen heeft een exclusieve samenwerking met Club-assistent. 
Gebruik je zowel Kleuren Turnen als Club-assistent dan zijn deze twee volledig geïntegreerd en wordt jouw Club-assistent omgeving opgeleverd met beoordelingsformulieren van alle kleuren.

Op deze wijze kunnen juryleden op een diplomadag de resultaten snel vastleggen in het systeem en is dit ook inzichtelijk voor de ouders via de app.
Natuurlijk alleen beschikbaar als je rechten hebt om te mogen beoordelen.
 
Wil jij hier meer van weten?
Meld je dan aan bij één van de webinars die geheel in het teken staan van het gebruik van Kleuren Turnen en ons Leden Ontwikkel Systeem.
Er is er ook videomateriaal beschikbaar in de Kleuren Turnen optie met meer dan 4.000 introductiefilmpjes! Deze worden stap voor stap aangevuld.

Kijk voor mogelijkheden op https://www.club-assistent.nl/online-training en meld je aan voor een webinar.

Tevens is het mogelijk om Kleuren Turnen in te zetten als je geen gebruik maakt van de Club-assistent ledenadministratie. 
Voor meer informatie kun je contcat opnemen met info@club-assistent.nl
Jazeker, dit gehele proces ondersteunen we vanuit Club-assistent.  je kunt de incassobatch rechtstreeks vanuit Club-assistent aanbieden bij de bank.  Alle facturen worden automatsch op voldaan gezet. Heb je afgekeurde incasso's? Vink dan even die paar facturen uit en draai een herinnerings factuur en verzend die via online betalen. Zo heb je snel je contributiegelden binnen. Het is ook mogelijk om alle voorbereidingen voor je incassoronde te verrichten via Club-assistent en via je online boekhoudpakket in een batch aan te bieden bij je bank. Dan kun je afletteren in je boekhoudprogramma.
Jazeker, alle correspondentie vindt plaats in je eigen huisstijl dus ook de facturen worden opgemaakt in jouw huistijl. Dit kun je zelf aanpassen maar we bieden je daarbij ook ondersteuning.
Je kunt naast de online opmaak ook gebruik maken van .docx bestanden als basis factuurlayout. 
Heel simpel, na het afletteren van de betalingen kun je een (eerste) herinneringsmail verzenden naar diegene die de (contributie) factuur nog niet hebben voldaan. Tevens kun je dan in deze mailing een Ideal linkje plaatsen zodat de betaling simpel via de mobiel verricht kan worden.
Met onderstaande boekhoudpakketten kunnen we koppelen. Gebruik je een ander pakket informeer gerust naar de mogelijkheden.
  • Twinfield
  • Exact Online
  • Snelstart
  • Multivers Online
  • Visma eAccounting
  • e-Boekhouden.nl
  • KING (in ontwikkeling)
Meer informatie tref je aan op:
https://support.club-assistent.nl/koppeling/boekhoudpakket
Jazeker, er zijn tal van mogelijkheden zoals jongste gezinsleden krijgen korting; oudste gezinsleden krijgen korting etc. Korting op basis van het volgen van een x aantal traininguren etc. Informeer of we de mogelijkheden voor jouw vereniging ook ondersteunen via info@club-assistent.nl
 
Betalingsfrequenties bestaan enerzijds uit een frequentie en anderzijds uit een naam die jij zelf aan de frequentie toe kunt kennen. Je kunt kiezen uit de frequenties Jaarlijks, Halfjaarlijks, Per kwartaal en Per 2 maanden, Per maand. Je bent geheel vrij in het kiezen van een naam voor de frequentie.
Terug naar boven